文件 公證、認證、 驗證有什麼區別？公文書 認證流程及 文書公證費用有 差別嗎？

公證確認「事件」真實，具強制執行力；認證確認「簽名」真實；驗證則是文件「跨國使用」必備，需經外交部與使館簽核。

重點摘要

• 公證：確認事件真實與法律行為，適用租約或遺囑
• 認證：確認簽名或形式為真，適用授權書、學歷證明或翻譯本
• 驗證：文件跨國使用必備，須依序經「公證處→外交部→駐台使館」三關簽核
• 僅有載明「應逕受強制執行」的公證書，才具備不經訴訟的執行效力
• 文件若於中國大陸使用，須改走「海基會」驗證

文書公證、認證、驗證的差別

公證、認證、驗證都是文件查證程序，但查證的對象與方式略有不同。如果不了解需求就隨便做，有可能使用文件時才發現需要支付更多費用重新辦理，甚至影響文件的效力。

• 公證

公證人對申請人所請求的法律行為或私權事實進行查證，並賦予文件法律效力，證明這些行為或事件是真實的。

• 認證

公證人對申請人請求的文件進行查證，證明文件或簽名形式上屬實，非偽造。

• 驗證

文件經本國公證人認證後，由領務人員或相關機關查證簽章、印鑑等，確保文件在國外被承認。

什麼是公證？

公證（Notarization）是由公證人對文件中的法律行為或私權事實作成公證書，確認文件的真實性與法律效力。公證必須由合格的法院或民間公證人執行，公證人需親自見證相關過程，例如簽約、抽獎或確認事件存在，才能完成公證書。

法律行為

指契約或協議中具有法律效力的行為，例如買賣、贈與、訂立、撤銷或更正等。常見案例包括房地產買賣、公司合作契約或租約。

私權事實

泛指具有法律意義的事實狀態，例如抽獎公證、網頁公證或侵權事實公證等。

公證的作用

作為證據使用

文件或事實經公證後，代表當事人或第三方承認其法律行為或私權事實效力。除非有證據推翻，否則公證書的內容將被視為合法且真實的存在，並可在相關訴訟中作為法院裁判的依據。

具強制執行力

若公證書上載明可強制執行的事項，而對方卻未履行合約，則當事人可直接依公證書向法院聲請強制執行，無需另行提起訴訟。

常見可強制執行的事項包括：租賃到期未交還房屋、借貸未依期償還款項、勞動合約薪資未支付等。

作為紀錄之用

很多人在需要提起訴訟時，才發現當時的文件或會議紀錄早已遺失。而公證書是由第三方負責保管的，因此日後如有需要，可聲請閱覽或取得抄本，確保自身權益。

什麼是認證？

認證（Attestation）是由公證人確認文件或簽名的真實性後，出具證明，表示該文件不是偽造。常用於授權書、身份文件或合約簽署，確保文件在法律或官方程序中被承認。

認證的作用

認證與公證都能證明文件或簽名的真實性，但認證只是證明文件本身，不包含法律行為或私權事實。因此，認證文件不具強制性，即使寫了可執行事項，實際上也無法直接執行。

認證的作用如下：

1. 確認文書由該單位發出
2. 確認簽名的真正性
3. 確認文件翻譯與原本內容相符
4. 確認正影本相符

認證的使用範圍

需要或可以進行認證的文類型如：

1. 私人文書：合約、遺囑、借據、切結書。
2. 私權事實的公文書：公司文件、學歷文件、授權委託書、聲明書、結婚證書、單身宣誓書、身份證明文件（如護照、身份證）。
3. 文件副本或翻譯本
4. 跨國文件

請注意，認證只能證明文件在本國是真實有效的。如果要在國外使用，還需要到外交機構辦理驗證。

公證及認證有什麼分別？

公證與認證都是由公證人確認文件內容的真實性，由第三方確認事實，以保障雙方權利義務清楚。但兩者確認的範圍不同，因此經常需要同時或分別使用。建議在辦理前先諮詢公證人，確保所辦理的項目符合文件的使用目的。

比較項目	公證 （Notarization）	認證 （Attestation）
核心目的	事件真實性 ＆ 法律行為合法性	形式真實性 ＆ 簽名真實性
公證人職責	需實際體驗、審查該法律行為（如：看著雙方簽約、確認房東房客意願）	確認文件上的「簽名」是本人簽的，或確認影本與正本相符
法律效力	強（部分事項可先約定，違約直接強制執行）	中等（僅確認文件形式，不保證內容真實性）
適用情境	租賃契約、遺囑、公證結婚、事實體驗（如網頁存證）	授權書、聲明書、畢業證書、單身證明、護照影本

辦理公證、認證流程及應備文件

流程1：公證人預約

公證與認證都需由合格公證人查證文件。民間合格公證人均登錄於「司法院民間公證人名冊」，可依名冊上的事務所資訊直接聯絡並預約服務。

流程2：準備公證、認證文件

以下為辦理公證或認證時的基本準備資料：

• 個人身份證明：國人攜帶身分證正副本，外國人或中國大陸人士可使用居留證等。
• 公司文件：公司申請者需攜帶負責人身分證正本、公司設立或變更登記表，以及公司大小章。
• 認證文件：需辦理認證的文書。

由於每份文件及身份所需的資料各有不同，例如若由代理人辦理，就必須持授權公證書或經認證的授權書；若文件非中文，也需先行翻譯。因此，建議在預約公證或認證前，先向公證人確認所需文件，以避免缺件耽誤辦理進度。

流程3：文書公證及認證

辦理文書公證時，公證人需親自查驗文件與簽署過程，確認文件及簽名的真實性，並出具公證或認證書以保障法律效力。

公證費用、認證費用

公證、認證費用均有明文規定，法院與民間公證人的收費相同，須依《公證法》收取，不得隨意調整。具體價格可參考公證費用標準表。

可公證及認證的範圍

下列各類法律行為，當事人或相關人士均可申請公證人出具公證書或認證書：

1. 有關債權債務的契約行為，如買賣、僱傭、承攬。
2. 有關物權的取得、設定、喪失或變更等行為，如所有權、抵押權、留置權。
3. 關於訂婚、解除婚約、認領、監護、意定監護或其他有關親屬的行為。
4. 關於訂立遺囑、撤銷遺囑，及其他處分遺產的行為。
5. 關於公司、票據、海商、保險及其他涉及商事的行為。
6. 私權的法律行為。

關於下列的私權事實，也可以作為公證書或認證私權書：

1. 關於不當得利、無因管理、侵權行為、債務履行或不履行的事實。
2. 關於不動產相鄰關係、無主物之先占、遺失物之拾得、財產共有或占有的事實。
3. 取得時效與消滅時效的事實。
4. 其他涉及私權的事實。

驗證是什麼？

驗證（Authentication/Legalization）主要用於外交或使館認證。由於各國法律規範與文件使用方式不同，若需在海外使用本國文書，必須先經驗證，由公證人確認文件，並交由外交機構認證，確保國外機構承認其法律效力。

跨國文件驗證流程

如前所述，驗證是用來證明文件已獲國家或地區承認，因此其邏輯可以這樣理解：

1. 公證 / 認證：把文件交至海外使用前，先需要經過公證人認證文書真偽
2. 外交部驗證：經認證文書交給外交領事館驗證，證明國家承認這份文件
3. 使館驗證：經國家認證的文件交給文件目標使用的國家領事館進行認證，其後則可在目標使用的國家使用文件。

各國對文件驗證的流程及管理機關也許會有差異，建議可參考各駐台外國機構或國家領事館的資訊。

需注意的是，部分國家並未在台設立領事館，因此台灣文書可能需要經額外機關複驗。若計畫在多個國家使用文件，可考慮申請海牙認證，經海牙認證的文書可在超過 126 個國家長期使用。

台灣朗峰國際溫馨提示

公證、認證我該申辦哪一種？從「文件用途」快速判斷

情境一：為了保障合約權益（選公證）

若希望文件具備較高的法律效力，並在對方違約時可依法直接聲請強制執行，需以公證方式辦理。

• 房屋租賃契約（房東怕房客不搬走，房客怕房東不退押金）
• 借貸契約（債權人希望保障債權）
• 遺囑訂立
• 各類事實存證（如侵權網頁截圖、開箱錄影證明）

情境二：為了證明身分或委託（選認證）

若文件只是用來證明「我是本人」或「我授權他人」，通常只需認證即可。

• 出國留學文件（畢業證書、成績單翻譯本）
• 跨國婚姻文件（單身證明、出生證明）
• 商業文書（公司設立登記表、授權書）
• 各類翻譯本（確認翻譯內容與原文相符）

自行辦理的 3 大風險

根據朗峰多年的實務經驗，以下 3 大風險尤其要小心注意：

1. 以為「認證」即可強制執行：認證僅證明簽名屬實。若希望在對方違約（如欠款、欠租）時能依法強制執行，必須辦理「公證」，並載明「應逕受強制執行」條款，才具有法律效力。
2. 忽略「跨國驗證」導致國外退件：若文件要在國外使用，僅完成國內公證是不夠的，必須遵循「公證處 → 外交部 → 各國駐台辦事處」的驗證流程，才有效力。
3. 文件屬性判定錯誤：並非所有文件都能直接公證，內容不明或條款特殊的文書，常因屬性不符而被退件。

公證、認證及驗證常見問題

民間公證人與法院公證處的效力一樣嗎？

完全一樣。 根據《公證法》，民間公證人和法院公證人權限一樣，收費也統一。民間事務所的主要優勢在於營業時間彈性、預約方便，法律效力與法院公證無異。

文件是外文（如英文證書）可以直接公證嗎？

通常需搭配翻譯本辦理。 公證程序以中文為主。若文件為外文（如國外學歷或出國使用文件），通常需先翻譯成中文或外文，再由公證人對翻譯本進行認證，確認譯文與原文一致。

公證或認證過的文件有「有效期限」嗎？

公證效力在法律上無期限，但「使用機關」通常有限制。 國外學校、移民局或政府單位通常會要求 3–6 個月內核發的文件。建議在遞交申請前再辦理，以免因文件過舊而被退件。

如果我要把文件拿到中國大陸使用，驗證流程也一樣嗎？

兩岸文件驗證不走外交部，而是走海基會流程。辦理時要告知公證人「文件要在中國使用」，公證人會把文件副本送到海基會（SEF），之後您或代理人需在中國完成核驗，和一般國際驗證流程不同。

本人無法到場，可以請親友或代辦協助嗎？

可以，但需出具授權書。若本人無法親自辦理，代理人需持印鑑證明或認證過的授權書才能代辦。若不想跑公證處、外交部和使館的繁瑣流程，可委託專業代辦以節省時間。

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公證與認證可用來預防法律爭議並保障權益，不論事前或事後都可辦理。公證主要是對人與人之間的文件進行把關，保留證據；認證是確認文書本身；驗證則是文件需在國外使用時進行的程序。相信大家能對公證、認證及驗證有更深刻的理解。

如需要進行文件的公證、認證或驗證，不論你身處台灣或香港均可聯絡朗峰國際移民，我們在台灣、香港均有直屬分公司，可以為您提供相關服務。歡迎可以透過右下方的Line或填寫表單聯絡我們！