文件 公證、認證、 驗證有什麼區別？公文書 認證流程及 文書公證費用有 差別嗎？

摘要：公證、認證、驗證是文件經常需要使用的程序，但不少人都搞不清這三類程度有甚麼作用，文件認該要做哪一個程序是大眾經常存有疑問的，確保文件的效力應該要選擇公證還是認證呢？下文為你說明文書公證、認證、驗證的作用，及應該用到甚麼樣的文件上。

文書公證、認證、驗證的差別

公證、認證、驗證都是查證用的程序，但查證及核實的事實有部分差異，如果不清楚自己確實的需求隨便做其中一種，有可能使用文件時才發現需要支付更多費用重新辦理，甚至影響文件能否使用。

分清公證、認證、驗證可以從它們的用途以及適用的範圍入手，以下是三者的官方說明：

公證簡述

由公證人就申請人請求公證之法律行為或有關私權之事實賦予公證力，證明該項法律行為之作成或該項事實之存在。

公證指文件內容中的法律行為或私權事實經證明為真實的。

認證簡述

由公證人就申請人請求認證之文書，證明其文書之作成或形式上為真，並非偽造。

認證指文件經查證後確認文件本身或簽名的真實性。

驗證簡述

由領務人員就請求人請求證明或認證外國文書，以驗明、比對文書上之簽字，金印或以其他適當方式予以查證，證明該文書的效力收到國家地區的承認。

驗證指文件經本國公證人認證後，再由國家或地區認可文件的效力。

什麼是公證?

公證（Notarization）是由公證人從文件中的法律行為與私權事實做成公證書，目的是確認文件的真正性及效力。

公證必須由法院公證人或民間公證人等合資格人士進行，且公證人需親身或體驗該法律行為與私權事實的過程，才能夠作成公證書，像是在公證人見證下訂立合約、抽獎、確認事實存在等。

法律行為

指契約或協議中的法律行為，買賣、贈與、訂立、撤銷、更正等。常見的如房地產買賣、公司合作契約或租約等。

私權事實

泛指有法律上意義的事實狀態，例如抽獎公證、網頁公證、侵權事實公證。

公證的作用

作為證據使用

文件或事實經公證後，即代表當事人任何一方或第三人承認該法律行為或私權事實的效力。除非出現反證推翻公證書上的內容，否則公證書的內容會被認為是合法且為真實存在的事實，而當涉及公證書的內容的訴訟出現，公證書可作為裁判根據提供給地方法院。

具強制執行力

公證書上如記載受強制執行的事項，如對方沒有履行合約上私行為，可以公證書作為裁判根據向法院聲請強制執行，不需要再就事件另外提出訴訟。

常見的強制執行的事項如：租屋時的租賃期限，期限屆滿時未有交還；金錢或其他代替物的借貸有期限內未交還；勞動合約中的薪支未支付等，都可以 申請強制執行。

作為紀錄之用

不少人在發生需要提出訴訟時卻發現已無法找到當時的文件或會議紀錄，而公證書卷宗是由第三方儲存的，日後如有需要亦可聲請閱覽或抄發繕本，保留自身權益。

什麼是認證?

認證（Attestation）是經公證人確認文書的真確性後，證明文書為真非偽造所得的方式。

認證的作用

認證與公證雖同屬公證人推定事實的功能，但認證是作為認證文件，並非文件中的法律行為或私權事實，因此認證是不具備執行的能力，因此該文書上即使具名可強制執行的事項亦無法以認證作強制執行。

認證的作用如下：

1.確認文書由該單位發出

2.確認簽名的真正性

3.確認文件翻譯與原本內容相符

4.確認正影本相符

認證的使用範圍

需要或可以進行認證的文類型如：

1.私人文書：合約、遺囑、借據、切結書

2.私權事實的公文書：如公司文件、學歷文件、授權委託書、聲明書、結婚證書、單身宣誓書、個人身份證明文件如護照或身份證

3.文件的副本、翻譯本或影本

4.跨國文件

但需要注意，認證只具備確定文件為真偽及在本國的使用，如該文書需要在他國使用則需要到外交機構辦理驗證。

公證及認證有甚麼分別？

公證及認證都是公證人就該文書的內容作出事實的確認，由第三方確定事實以把雙方權利義務分明，但由於兩者對於文件的確認範圍有所不同，因此經常同時或混合使用，如需要公證或認證服務前，建議先諮詢公證人的意見，確保進行的項目符合文書的使用目的。

以簽訂房屋買賣契約為例，需要確認兩件事，第一是契約的法律效力，第二是確認在合約簽署的人是不是本人。針對法律效力需要進行適用於法律行為的公證，而針對簽名真偽則需要進行適用於文件的認證，因此以房屋買賣契約為例需要分別進行公證及認證。

辦理公證、認證流程及應備文件

1.公證人預約

公證、認證需要由公證人進行查證，所有合格的民間公證人都會列冊登錄於「司法院民間公證人名冊」，可利用名冊上的公證人事務所資料進行預約。

2.準備公證、認證文件

個人身份證明正副本，國人為身分證，外國人及大陸人士可 攜帶居留證等；

如需要公證、認證文件的請求人為公司，則需要帶公司負責人身分證正本、公司設立（變更）登記表及公司大小章；

需要認證之公文書。

由於每份文件及身份需要的文件各有差異，例如非本人到公證處辦理時，代理人需要持授權公證書或經認證之授權書，非中文文需要先翻譯等，因此建議在預約時再與公證人確認所需 文書認證所需文件。

3.文書公證及認證

辦理文書公證時公證人需要親身

公證費用、認證費用

公證、認證費用其實是有規定的，法院、民間公證人的收費相同同時必須按公證法規定收費，明定不能隨意開價。具體價格可參考公證費用標準表。

可公證及認證的範圍

下列各項法律行為，當事人或其他關係人得請求公證人作成公證書或認證書：

一、有關債權債務的契約行為，如買賣、僱傭、承攬。

二、有關物權的取得、設定、喪失或變更等行為，如所有權、抵押權、留置權。

三、關於訂婚、解除婚約、認領、監護、意定監護或其他有關親屬的行為。

四、關於訂立遺囑、撤銷遺囑，及其他處分遺產的行為。

五、關於公司、票據、海商、保險及其他涉及商事的行為。

六、私權的法律行為。

七、關於下列的私權事實，也可以作為公證書或認證私權書：

（一）關於不當得利、無因管理、侵權行為、債務履行或不履行的事實。
（二）關於不動產相鄰關係、無主物之先占、遺失物之拾得、財產共有或占有的事實。
（三）取得時效與消滅時效的事實。
（四）其他涉及私權的事實。

驗證是甚麼?

驗證（Authentication/Legalization）是用於外交驗證或外交使館認證，本國文書只能用於本國，由於不同國家的法律規範、文書使用習慣及認證方式各有不同，如需要把文件在海外使用時則需要先進行驗證，讓公證人及本國機械認可該文書，並交給外交使館認證。

跨國文件驗證流程

前文提及，驗證是指證明文件受到國家或地區的認可，因此驗證的邏輯可以這樣理解：

1.把文件交至海外使用前，先需要經過公證人認證文書真偽

2.經認證文書交給外交領事館驗證，證明國家承認這件文件

3.經國家認證的文件交給文件目標使用的國家領事館進行認證，其後則可在目標使用的國家使用文件。

各國對文件驗證的流程及管理機關也許會有差異，建議可參考各駐台外國機構或國家領事館的資訊。

但要注意，由於部分國家並未於我國設立駐台領事館，所以臺灣 文書有機會需要另外通過更多機關的複驗。如計畫文件需要於更多國家使用，可考慮把文書加送進行海牙認證，經海牙認證的文書可直接於超過120個國家永久使用。

總結

公證及認證可用於預防產生法律糾紛及保障國民的作用，不論是事前或事後都可進行公證讓公證人為文件把關，避免發生爭議。公證是對人與人之間文件保留證據，認證是對文書本身進行確認，驗證是對文書需要用於國外時進行的，相信大家能對公證、認證及驗證有更深刻的理解。

如需要進行文件的公證、認證或驗證，不論你身處台灣或香港均可聯絡朗峰國際移民，我們在台灣、香港均有直屬分公司，可以為您提供相關服務。

歡迎可以透過右下方的Line或填寫表單聯絡我們！